Bij Oosterlengte was de oude on-premise Mavim-omgeving niet optimaal ingericht: protocollen waren lastig vindbaar, documenten versnipperden en een duidelijke structuur ontbrak. De overstap naar Mavim in de cloud bood de kans om dit vanaf het begin goed te organiseren en die kans greep Oosterlengte samen met VertX.
.png)
Oosterlengte biedt verpleeghuiszorg, tijdelijk verblijf, revalidatiezorg en maaltijdservice in Oost-Groningen. Centraal staan de persoonlijke wensen en behoeften van mensen in een kwetsbare fase van hun leven.
De werkvloer heeft behoefte aan een toegankelijk systeem waar actueel beleid en protocollen gemakkelijk vindbaar zijn. Naast de ervaren inefficiënties op de werkvloer hebben we met de inrichting van Mavim beleid en protocollen beter geborgd en een geautomatiseerde PDCA-cyclus gerealiseerd. Hoewel de licenties voor Mavim in de cloud al waren aangeschaft, was de omgeving nog niet ingericht. Voor Oosterlengte was dit hét moment om de Mavim-structuur vanaf het begin goed neer te zetten. ''We wisten: de architectuur die je kiest, bepaalt of medewerkers later informatie eenvoudig kunnen vinden. Maar zonder de juiste ervaring is dat een complexe klus, dus besloten we een partner in te schakelen'', zegt Finny Pinas, projectleider van de Mavim-verbeteringen bij Oosterlengte.
Oosterlengte zocht een partner die een robuust raamwerk kon opbouwen en tegelijkertijd de organisatie in staat stelde om daarna zelfstandig door te ontwikkelen.
Finny: ''Wat mij meteen opviel, was de manier van vragen stellen. Geen standaardverhaal, maar echt doorvragen: wat hebben jullie al, waar lopen jullie tegenaan? VertX dacht mee vanuit onze realiteit als zorginstelling: hoe bereiken we met onze middelen toch maximaal resultaat? Ook was er direct een klik. Dat gaf ons het gevoel dat ze echt begrepen wat we nodig hadden en daarom hebben we voor hen gekozen.''
Namens VertX werkten Teun Verbeek, Arwin Smits en Lieke Kok samen met Oosterlengte aan dit project. De aanpak was gestructureerd en transparant: vooraf werden er gezamenlijk acceptatiecriteria opgesteld, zodat er geen misverstanden konden ontstaan.
''Dat gaf rust'', vertelt Finny. ''Bij sommige trajecten blijven er losse eindjes liggen, maar dat was hier niet het geval. VertX nam zelf initiatief richting de klankbordgroep en zorgmedewerkers, was proactief en reflecteerde telkens: wat werkt hier wel, wat niet? Het voelde echt alsof we sámen dit project deden.''
Dankzij het opgebouwde raamwerk, trainingen en handleidingen kan Oosterlengte Mavim nu zelfstandig beheren en verder vullen. Een belangrijke bijvangst: alle documenten zijn herzien en alleen actuele versies zijn opgenomen, waardoor de database is opgeschoond. Het resultaat: concrete stappen richting één centrale omgeving waar iedere medewerker dezelfde, betrouwbare informatie vindt. ''Teun zei meerdere keren: ook als we klaar zijn, mag je altijd bellen als je ergens echt niet uitkomt. Dat geeft ons ontspanning en zorgt dat we met vertrouwen nu zelf verder kunnen.''
De nieuwe Mavim-omgeving draagt direct bij aan Oosterlengte’s ambitie: de juiste informatie, beschikbaar voor iedere medewerker, op het juiste moment. Het verhoogt kwaliteit, maakt uniform werken de norm en geeft rust en grip voor de toekomst.
Finny: ''Wat ik vooral heb ervaren, is dat VertX niet zomaar iets oplevert. Ze werken écht vanuit onze uitdaging, denken praktisch mee en zorgen dat we zelfstandig verder kunnen.''
Finny sluit af met een persoonlijke noot: ''Het klinkt misschien niet zakelijk, maar het was ook gewoon erg gezellig. We hebben hard gewerkt, maar er was ook ruimte voor plezier. Die klik maakte dat dit traject niet alleen succesvol, maar ook heel leuk was. Ik zou zo weer een traject met VertX aangaan.''
De Business Process Management-consultants van VertX helpen organisaties slimmer en efficiënter te werken door processen te optimaliseren. Of het nu gaat om het inrichten van een BPM-tool, Lean-optimalisatie, automatisering of governance: laat ons weten wat jij nodig hebt. VertX maakt het mogelijk.