Het halen van projectdeadlines zonder vast te lopen in een overvloed aan rapportages en gebrekkige afstemming tussen teams kan voelen als een flinke uitdaging. Daarom nemen Miranda Zwaans, Solution Lead Projectmanagement bij VertX, en Babs Verbeek, Project Consultant bij VertX, je mee in de kracht van Obeya. Ze delen hoe Obeya je helpt tijd te besparen in projectmanagement en welke voorwaarden cruciaal zijn voor een succesvolle implementatie in jouw organisatie.
Obeya is een methode die teams helpt projectmanagement overzichtelijker, transparanter en doelgerichter te maken. Door alle relevante informatie en beslissingen samen te brengen in één fysieke ruimte, ontstaat er een helder overzicht van de voortgang, afhankelijkheden en eventuele knelpunten. Dit stelt projectteams in staat om snellere en betere beslissingen te nemen.
Een succesvolle implementatie van Obeya biedt belangrijke voordelen, zowel voor leiderschapsteams als voor projectteams zelf. Het zorgt voor focus, verbetert de samenwerking, versnelt besluitvorming en brengt overzicht en transparantie in programma's of projecten.
1. Meer focus, minder ruis
Miranda vertelt: ''Zonder Obeya zie je vaak dat teams worden afgeleid door allerlei bijkomende zaken. Mensen worden enthousiast en voegen van alles toe aan het project, waardoor het projectdoel uit het oog wordt verloren. Met Obeya blijft de focus op het echte doel, wat de kans op het halen van deadlines vergroot.”
2. Snellere besluitvorming
“Met Obeya zie je in één oogopslag hoe het project ervoor staat,” vertelt Babs. “Je hoeft geen 20 managementrapporten meer op te stellen en door te spitten. In één blik zie je de status, waar je aan moet werken en welke knelpunten er zijn. Er is één waarheid waar iedereen naar kijkt. Doordat iedereen naar dezelfde informatie kijkt, versnel je de besluitvorming enorm.''
3. Betere samenwerking en alignment
Bij projecten met meerdere teams biedt Obeya een krachtige manier om afhankelijkheden inzichtelijk te maken. Miranda legt uit: “Teams kunnen beter op elkaar inspelen, waardoor dubbel werk wordt voorkomen. Een product owner kan bijvoorbeeld zien dat een ander team iets oplevert en daarop wachten of inspelen.'' Babs vult enthousiast aan: ''Absoluut. Het mooie is ook dat je ziet dat er iets ontstaat binnen een organisatie. Andere afdelingen worden ook nieuwsgierig en willen meedoen.”
4. Transparantie
Ook de transparantie is een groot voordeel van Obeya. Babs: ''Problemen mogen niet onzichtbaar blijven. Het is juist goed dat ze direct boven water komen, want dat maakt het mogelijk om sneller te acteren en dingen eerder aan te pakken.” Miranda voegt toe: “In sommige gevallen wil je bepaalde informatie natuurlijk beschermen. Bijvoorbeeld bij gevoelige projecten of HR-dossiers. Als het écht niet fysiek kan, kun je een online variant gebruiken met afgeschermde toegang. Maar idealiter wil je een fysieke ruimte met borden die overzicht bieden.”
.jpg)
Om van Obeya een effectieve way of working te maken in jouw organisatie, zijn een aantal randvoorwaarden onmisbaar.
1. Gedragenheid vanuit het leiderschapsteam
Miranda: “Gedragenheid vanuit het leiderschapsteam is misschien wel het allerbelangrijkste. Alleen dan voelen medewerkers zich gemotiveerd om Obeya te omarmen. Het is belangrijk dat het leiderschapsteam actief meedoet. Hoe je dat als leiderschapsteam kan doen? Allereerst is het heel belangrijk dat je je team goed informeert. Denk daarnaast aan aanwezigheid bij Obeya-sessies en het regelmatig bij de borden staan met stakeholders. Dat motiveert anderen enorm. Als Obeya alleen door een paar mensen wordt gedragen, heeft het geen kans van slagen.”
2. Professionele begeleiding
Goede begeleiding is essentieel voor een succesvolle implementatie van Obeya. Babs legt uit: “Een Obeya-consultant is bijvoorbeeld ontzettend waardevol. De consultant helpt het team begrijpen waarom en hoe Obeya werkt. Daarnaast is begeleiding tijdens het gebruik én het borgen van de principes belangrijk. Zo kunnen teams zelfstandig en succesvol met Obeya blijven werken.”
3. Rollen goed beleggen
Babs: “De juiste mensen op de rollen zetten is essentieel. Het is belangrijk dat rollen worden ingevuld door mensen met interesse, nieuwsgierigheid of het juiste talent. Als de rollen niet goed belegd zijn, ontstaat verwarring. Taken blijven liggen en teams verliezen het overzicht.''
4. Een fysieke plek
“Een fysieke ruimte is essentieel'', benadrukt Miranda tot slot. ''Als die er niet is, wordt het een stuk lastiger om Obeya effectief in te zetten. Hoewel je in sommige gevallen online oplossingen kunt gebruiken, is een fysieke plek veel krachtiger. Het maakt alles tastbaar en overzichtelijk.''
De toekomst van Obeya ziet er veelbelovend uit. Miranda benadrukt dat Obeya juist in grote organisaties met complexe projecten, zoals overheidsinstanties of energiebedrijven, een positieve verandering teweeg kan brengen. ''Met de juiste, laagdrempelige implementatie én borging kun je echt veel tijd besparen en de samenwerking significant verbeteren.''
VertX vertaalt de Obeya-aanpak naar jouw unieke uitdagingen en ambities. Onze experts zorgen voor een helder plan en begeleiden je met een persoonlijke aanpak, van begin tot eind. We ondersteunen niet alleen de technische implementatie, maar zorgen ook voor de culturele en gedragsverandering, zodat jouw organisatie de kracht van Obeya écht benut. Klaar om de volgende stap te zetten? Plan nu een vrijblijvend gesprek in.