Nieuwe wet- en regelgeving, bezuinigingen, digitalisering, AI of nieuwe bestuurlijke prioriteiten. De verandering verschilt. Maar binnen gemeenten, waterschappen en regionale overheidsorganisaties keren vaak dezelfde vragen terug. 'Wie gaat dit oppakken?' 'Wie weet hoe dit proces loopt?' 'Welke afdelingen, teams, processen en systemen worden hierdoor geraakt?'
Moet je deze antwoorden iedere keer opnieuw bij elkaar zoeken? Dan kost verandering onnodig veel tijd, geld en capaciteit. Volwassen procesmanagement helpt je sneller te zien waar een verandering je organisatie raakt, wie je nodig hebt en wat er moet gebeuren om die goed uit te voeren én te borgen.
.png)
Een nieuwe verandering betekent voor gemeenten vaak opnieuw uitzoeken wat er precies wordt geraakt. Terwijl verschillende veranderingen vaak grotendeels om dezelfde basisinformatie vragen.
Om te bepalen wat bijvoorbeeld nieuwe wetgeving, digitalisering of een bestuurlijke koerswijziging voor je organisatie betekent, wil je niet alleen weten wat er inhoudelijk verandert. Je wilt ook snel kunnen zien welke processen worden geraakt, welke afdelingen en systemen daarbij betrokken zijn, wie verantwoordelijk is en waar afhankelijkheden liggen.
In de basis wil je bij iedere verandering drie vragen kunnen beantwoorden:
''Je wilt bij een nieuwe verandering eigenlijk direct kunnen bepalen waar die de organisatie raakt. Is die informatie versnipperd, verouderd of alleen aanwezig in de hoofden van medewerkers, dan verlies je kostbare tijd. Zeker met schaarse capaciteit en beperkte budgetten is dat terugkerende uitzoekwerk zonde,'' zegt Yoram van Maanen, Business Process Management-consultant en Solution Lead bij VertX.
Kimberley van de Logt, Business Process Management-consultant bij VertX, ziet dat organisaties bij verandering soms te snel in de actiestand schieten. ''Wat ik in de praktijk vaak zie, is dat organisaties bij een nieuwe verandering direct gaan rennen. Pas later wordt duidelijk dat het efficiënter was geweest om vooraf scherp te krijgen wat er nodig is, waar de verandering de organisatie raakt en hoe je de uitvoering organiseert.''
Moet je bij iedere nieuwe verandering opnieuw achterhalen welke processen worden geraakt, wie verantwoordelijk is en welke afdelingen van elkaar afhankelijk zijn? Dan is dat niet alleen een vraagstuk binnen die ene verandering. Het zegt ook iets over hoe procesmanagement binnen je organisatie is ingericht.
.png)
Procesvolwassenheid laat zien hoe samenhangend en structureel procesmanagement binnen je organisatie is ingericht én geborgd. ''Een hoge procesvolwassenheid helpt een organisatie sneller te bepalen waar een verandering raakt en hoe zij die vervolgens gestructureerd kan uitvoeren en borgen,'' zegt Yoram. Dat betekent niet dat iedere verandering voorspelbaar wordt. Nieuwe wetgeving, een bezuinigingsopgave of een nieuwe bestuurlijke ambitie vraagt nog steeds om een inhoudelijke analyse. Het verschil zit in het vertrekpunt.
Zijn processen, verantwoordelijkheden, systemen en onderlinge afhankelijkheden inzichtelijk? Dan hoef je niet telkens te beginnen met: 'Wie weet hoe dit proces eigenlijk loopt?' Je kunt sneller naar: 'Dit zijn de processen die worden geraakt. Hier ligt het eigenaarschap. Deze teams en systemen zijn betrokken. En dit zijn de afhankelijkheden waarmee we rekening moeten houden.'
Dat scheelt uitzoekwerk en geeft meer ruimte om de beschikbare capaciteit te besteden aan de verandering zelf.
Een gemeente kan op het ene onderdeel van procesmanagement al ver zijn en op een ander onderdeel nog grote stappen te zetten hebben. ''Een proces kan keurig zijn vastgelegd in een BPM-tool zoals Mavim, terwijl medewerkers op de werkvloer nog met een eigen checklist of een oud document op de gedeelde schijf werken. Op papier lijkt het proces dan volwassen. In de dagelijkse praktijk kan dat heel anders zijn,'' zegt Kimberley. Juist daarom begint verdere professionalisering niet automatisch met een nieuw procesmodel, andere governance of nieuwe tooling.
Yoram: ''Begin met een fundamentelere vraag: waar staat procesmanagement nu binnen je organisatie?''
.png)
''De ambitie om procesmanagement te versterken is binnen veel organisaties aanwezig. De lastigere vraag is vaak: waar en hoe beginnen we?'' zegt Kimberley. Volgens Yoram begint dat met inzicht. ''Breng eerst in kaart wat al goed staat, waar knelpunten zitten en waar de grootste verbeterkansen liggen. Zo voorkom je dat je investeert in tooling, documentatie of een nieuwe werkwijze zonder te weten of daar daadwerkelijk de grootste winst te behalen is.'' Een nulmeting helpt daarmee voorkomen dat procesmanagement één groot verbeterprogramma wordt waarin alles tegelijk moet veranderen. Pas wanneer je weet waar je staat, kun je gericht bepalen waar de volgende stap de meeste waarde oplevert.
Met de Business Process Management Maturity Scan brengt VertX de huidige procesvolwassenheid van je organisatie gestructureerd in kaart. Daarin combineren we jarenlange ervaring in Business Process Management, procesverbetering, procestransformatie en BPM-implementaties met ervaring binnen publieke organisaties. VertX versterkte onder andere Waterschap Scheldestromen, GGD West-Brabant en gemeenten als ’s-Hertogenbosch, Almelo, Eindhoven en Hilversum. ''We hebben de scan bewust zo ontwikkeld dat je een zo compleet mogelijk beeld krijgt van de procesvolwassenheid van je organisatie,'' zegt Yoram. ''Met 15 variabelen kijken we veel breder dan alleen naar processen, tooling of governance. Juist die samenhang maakt zichtbaar waar het goed gaat en waar de belangrijkste verbeterkansen liggen.'' Het resultaat is geen generiek verbeterprogramma, maar een concreet vertrekpunt: dit staat al sterk, hier zitten de belangrijkste knelpunten en hier levert de volgende stap de meeste waarde op.
Procesvolwassenheid is daarbij geen doel op zich. Het gaat om wat het je organisatie oplevert: minder terugkerend uitzoekwerk en meer grip op verandering. Want de volgende verandering komt. De vraag is hoeveel je dan opnieuw moet uitzoeken.
Yoram van Maanen en Kimberley van de Logt zijn Business Process Management-consultants bij VertX. Yoram heeft ruime ervaring met procesverbetering en BPM-implementaties bij onder andere Rabobank, Damen, het Ministerie van VWS, het Ministerie van Financiën en gemeente Almelo. Kimberley brengt haar BPM-expertise als procesconsultant in de praktijk bij verschillende gemeenten, waaronder Hilversum, Meppel en Emmen. Vanuit die ervaring helpen zij gemeenten om procesmanagement zo in te richten dat het niet alleen op papier goed staat, maar iedere dag helpt om slimmer en effectiever te werken.
Met de Business Process Management Maturity Scan brengen de BPM-experts van VertX de huidige procesvolwassenheid van je organisatie gestructureerd in kaart. Zo zie je waar je staat, waar de belangrijkste verbeterkansen liggen en wat nodig is om sterker voorbereid te zijn op volgende veranderingen.